Las 6 mejores herramientas de comunicación que toda nueva empresa necesita

by | 24 de septiembre de 2021

A medida que su empresa crece, también lo hacen sus necesidades de herramientas de comunicación. La comunicación, como todos sabemos, es una de las necesidades más importantes de cualquier negocio.

En nuestra descripción general de las herramientas de comunicación, lo guiaremos a través de las herramientas clave para respaldar sus necesidades comerciales. 

Principales herramientas de comunicación

Cuando se trata de herramientas de comunicación, es posible que se sienta abrumado por cuál elegir. Las herramientas vienen en todas las formas, desde los medios de comunicación social hasta las herramientas de comunicación internas del proyecto. 

Encontrar el adecuado es importante para ayudar a su empresa a ahorrar tiempo y dinero.

Hay muchas herramientas que funcionan como un servicio todo en uno, pero tienen un precio. 

Para las empresas más pequeñas que recién comienzan con un presupuesto ajustado, tenemos algunas herramientas que pueden ajustarse a su presupuesto. Y algunos son gratis.

1. Gestión interna de proyectos 

Es importante administrar las tareas pendientes, desde proyectos importantes hasta tareas más pequeñas del día a día. A nadie le gusta ser microgestionado, pero hacer los trabajos a tiempo es lo mejor para sus resultados.

Las herramientas de gestión de tareas también alivian la presión de la dirección para registrar a su personal. En su lugar, pueden iniciar sesión fácilmente en su software de administración de tareas y verificar las actualizaciones de estado.

¿Su oficina gestiona muchas hojas de cálculo de Excel? Las hojas de cálculo de Excel están siendo reemplazadas por productos como Asana, Monday, NTask y más. Lo que ofrecen estas herramientas es la gestión de tareas, la colaboración y los paneles de control.

Hay algunas docenas de opciones disponibles. Las herramientas lo ayudan a administrar las tareas de su proyecto y comunicarse con aquellos asignados a las tareas. Éstos son algunos de nuestros favoritos y por qué.

hojas inteligentes

SmartSheets es muy similar a Microsoft Project. De hecho, puede importar su proyecto a SmartSheets. El software le permite configurar campos verticales para seguimiento u horizontales, para aquellos de nosotros que nos gustan los formatos de MS Project de la vieja escuela.

El precio varía desde $ 7 por usuario, por mes, para la cuenta básica Pro, hasta la cuenta comercial, que cuesta $ 25 por usuario al mes. También ofrecen una cuenta Enterprise que necesita para ponerse en contacto con ventas. 

Cada nivel se basa en el almacenamiento desde unos pocos gigabytes hasta terabytes. Además, los precios se basan en colaboradores. 

Como colaborador, tendrás la opción de etiquetar a otros usuarios, establecer plazos, editar trabajos y realizar un seguimiento de las actividades.

Recomendado para: Aquellos que se sienten cómodos con MS Project pero quieren un poco más de colaboración.

Asana 

Una de las mejores herramientas de colaboración que existen es Asana. Esta herramienta le permite colaborar con otras herramientas como GSuite, Slack, Outlook y otras herramientas de seguimiento del tiempo. 

Como herramienta de gestión de proyectos, puede importar fácilmente sus hojas de cálculo de Excel para crear proyectos. O elija entre sus muchas plantillas para comenzar. Las plantillas incluyen agendas de reuniones, planificación de la continuidad del proyecto, RFP, incorporación de nuevos empleados y docenas más.

Para usar Asana, simplemente crea un proyecto y luego ten todas las subtareas a continuación. Si tiene proyectos que se repiten, puede crear fácilmente una plantilla y duplicarlos fácilmente.

La comunicación es muy sencilla, ya que las tareas se asignan a personas con fechas de vencimiento. Luego se convierten en colaboradores en esa tarea o proyecto. Para comentar directamente una tarea, simplemente etiqueta a alguien que, a su vez, le envía un correo electrónico y almacena la comunicación en su bandeja de entrada de Asana.

Recomendado para:  Aquellos que tienen un presupuesto bajo, pero necesitan realizar un seguimiento de varios proyectos, asignar tareas y realizar un seguimiento del trabajo.

Monday.com

Monday.com se creó originalmente para que los equipos de recursos humanos colaboraran. Creció con el tiempo y funciona de manera similar a Asana.

La herramienta es escalable, asequible y tiene características impresionantes. Como herramienta de gestión de proyectos, tiene todas las vistas estándar; Kanban, Gantt y líneas de tiempo. Puede personalizar sus vistas para ver lo que desea en un solo lugar.

El seguimiento del tiempo es una función incorporada para el plan gratuito. Normalmente, esta función es parte del plan profesional de la mayor parte de la competencia. El seguimiento de su tiempo ayuda a ver cuánto tardan las tareas y la línea de tiempo completa de un proyecto. Si el tiempo de respuesta es algo que necesita para madurar, entonces esta herramienta podría ser la opción adecuada.

Los precios de los paquetes varían desde gratuitos hasta Enterprise. Si tiene algunos miembros del equipo y está buscando administrar tareas básicas, entonces el gratuito también es perfecto. 

El plan estándar a partir de $ 10 por usuario, por mes le permite comenzar a construir paneles de control personalizados, así como hasta 250 automatizaciones y 250 integraciones. Esto puede parecer mucho, pero piense en cuántos proyectos tiene en ejecución y cuántos de cada uno requerirá especificaciones.

Los planes aumentan cuanto más complejos deben ser y cuántos usuarios más deben participar. 

La comunicación que utiliza la herramienta es bastante estándar en las asignaciones y el etiquetado de las empresas de forma sencilla. 

Para enviar un mensaje a un miembro del equipo, simplemente abra el elemento sobre el que desea comunicarse y use la @ mención seguida de su mensaje. El miembro de su equipo recibirá una notificación instantánea en su campana ubicada en la parte superior izquierda de la pantalla.

Recomendado para: Aquellos que necesitan un proyecto de trabajo en equipo que sea visible para todos y fácil de usar.

2. Mensajería instantánea

¿Creería usted que hace años, para enviar un mensaje entre oficinas, escribía el mensaje, lo imprimía y luego lo colocaba en un sobre marrón entre oficinas? 

El sobre se colocará en su buzón de salida, y lo recogerá un corredor de correo entre oficinas. Si tuvo suerte, su mensaje puede llegar a su compañero de trabajo ese día.

Hoy, con el movimiento de un dedo, puede enviar un mensaje instantáneo a compañeros de trabajo y clientes en segundos usando el correo electrónico. Y si necesita una respuesta instantánea, puede utilizar la mensajería instantánea.  

Tratar de descubrir cómo manejar la inundación de mensajes todo el día es un proyecto en sí mismo.

De hecho, las plataformas de correo electrónico también han incluido funciones de mensajería instantánea. La mayoría muestra sus contactos con un punto rojo o un punto verde. Si el punto es verde, puede enviar un mensaje. Si el punto es rojo, solo significa que probablemente no estén en su escritorio o en línea en este momento. 

Las plataformas de mensajería instantánea van más allá del correo electrónico. Por ejemplo, Zoom Video Conferencing. Si está compartiendo su pantalla y necesita que todos tengan el mismo enlace, simplemente pegue el enlace en la función de chat.  

Las plataformas de redes sociales también han incluido la función de mensajería instantánea, así como bandejas de entrada para mensajes privados. 

Qué significa todo esto? Significa que podemos comunicarnos al instante. ¿Es esto algo bueno? En su mayoría, sí.

La mensajería instantánea es una excelente herramienta para usar con compañeros de trabajo y clientes. Usarlo sabiamente es otra tarea. No desea conversar demasiado con compañeros de trabajo y clientes, considerando que la herramienta es para el trabajo y no para la interacción social.

Las herramientas de mensajería instantánea en el lugar de trabajo incluyen:

Google Hangouts - Esta herramienta se encuentra en la sección inferior izquierda de su correo de Google. Si no lo ve y usa Google Mail, simplemente haga clic en el ícono de nueve puntos de Google Apps y busque la herramienta.

Asana - Para grupos que usan Asana para proyectos, usa el botón Agregar rápido. Puede enviar un mensaje fácilmente haciendo clic en el botón Agregar rápido. Coloca el cursor sobre el nombre de una persona y haz clic en Enviar mensaje para enviar un mensaje rápidamente en cualquier momento en Asana.

Discord y GroupMe - ¿Necesita una aplicación separada para enviar mensajes rápidos y crear chats grupales? Discord y GroupMe son perfectos. GroupMe es muy popular entre grupos sociales, grupos escolares y más. Son de uso gratuito y puede agregar cientos de personas a un grupo.

3. Comunicaciones en redes sociales

Hoy en día, sus mensajes externos deben ser breves, precisos y tener excelentes gráficos. Como mencionamos anteriormente, esta revolución digital nos ha inundado más que nunca con la comunicación. Esto significa que su mensaje debe ser claro para que se reciba.

Si planea comunicarse externamente a través de campañas de marketing, asegúrese de tener las herramientas adecuadas. El correo electrónico es una excelente manera de enviar su mensaje a los clientes. Proveedores de servicios de correo electrónico como AWeber o Constant Contact son excelentes para enviar correos electrónicos de destino sobre temas específicos.

Sin embargo, una clave componente para su negocio es una buena presencia en las redes sociales. Cuando tenga un presupuesto limitado, le recomendamos que utilice herramientas como Canva para crear sus imágenes multimedia. Ofrecen muchas plantillas y hay cientos de videos instructivos.  

Una vez que se crean las imágenes, tenga un plan sobre en qué plataformas de redes sociales infiltrarse. Esto incluía en qué sitios publicar, cuándo enviar mensajes, con qué frecuencia y qué enviar. 

A medida que crece, puede comenzar a incorporar herramientas de automatización como Butter o Hootsuite para preestablecer sus mensajes.

4. Llamadas de videoconferencia y voz

Esperar una llamada en estos días se puede hacer en cualquier lugar y en cualquier momento. Gracias a herramientas como Zoom e incluso Facetime, podemos chatear con compañeros de trabajo y seres queridos desde nuestros teléfonos móviles.

Si es como muchos que han pasado de trabajar en una oficina a trabajar en casa, comprenderá la necesidad de utilizar herramientas de videoconferencia. Hoy en día, coordinar una reunión de equipo puede resultar complicado. Especialmente cuando los miembros del equipo viajan. O puede que necesite reunirse con los clientes, pero en persona puede ser costoso debido al viaje.

Aquí es donde las conferencias telefónicas resultan útiles. Hoy en día, estas herramientas también le permiten compartir su pantalla, lo que significa que puede compartir su presentación. 

Antes de elegir una herramienta, comprenda cuáles son sus necesidades. ¿Solo necesita chatear por video o necesitará una línea de conferencia dedicada? ¿Necesitarás presentar tu pantalla? ¿Necesitará silenciar a los demás durante la presentación?  

Desglosamos algunos de los diferentes servicios de conferencias telefónicas en nuestro revisión de conferencias telefónicas correo. Compruébelo para ver si hay uno que se adapte a sus necesidades.

5. Herramientas de colaboración de documentos

Atrás quedaron los días de enviar y recibir archivos por correo electrónico. Hoy en día, simplemente puede compartir un archivo que se encuentra en una unidad de Google y administrar el acceso. 

Las herramientas de colaboración reducen el tiempo, los errores y la productividad. Las herramientas que mencionamos anteriormente, como Asana y SmartSheet, le permiten adjuntar un documento a un proyecto para colaborar. El documento suele ser un documento de Google o Microsoft OneDrive. 

Otras herramientas utilizadas para compartir documentos son Dropbox, ClickUp y Confluence. 

Lo que nos gusta de herramientas como Google y Microsoft es que no es necesario descargar el archivo y luego volver a cargarlo. Puede trabajar en el archivo en tiempo real. Google parece ser el más popular ya que es gratuito.

Google también ofrece plantillas listas para usar, niveles de permisos para compartir, funciones de dibujo, función de guardado automático y fácil búsqueda y reemplazo.

6. Gestión de correo electrónico

Un informe de CNBC compartido la mayoría de los empleados gastan su tiempoe en el trabajo en el correo electrónico. El informe indicó que la mayoría de las personas pasan 5 horas de su día en el correo electrónico. 

Como nuevo propietario de una empresa, probablemente gaste lo mismo en correo electrónico más tiempo en nómina y otras herramientas de gestión empresarial. Teniendo un buena herramienta de nómina puede ayudar a llevar esa carga. 

En cuanto al correo electrónico, la mayoría de las empresas emergentes utilizan Google o Gmail. Es fácil colaborar usando gmail, compartir documentos y más. A medida que crecen los nuevos negocios y la seguridad es importante, algunos se trasladarán a Microsoft 365 Business Suite. 

Un consejo que podemos ofrecer es que, a medida que crece, cree plantillas para comunicaciones comunes interna y externamente. Por ejemplo, si envía correos electrónicos de agradecimiento al cliente, use una plantilla compartida simple que se pueda actualizar fácilmente. 

Cuando se trata de correos electrónicos externos para marketing, asegúrese de elegir un proporcionar servicio de correo electrónicome gusta Constant Contact. Si usa el correo electrónico del trabajo interno, la bandeja de entrada se inundará. Tener una herramienta como Constant Contact o Aweber, puede ahorrar mucho tiempo ya que el software hará la mayor parte del trabajo por usted. Solo tienes que agregar el contenido.

Resumen

La comunicación eficaz es un aspecto viable para hacer el trabajo. Ya sea en persona o virtualmente, internamente o comunicándose externamente.

Las encuestas de Workforce.com afirman que el 60% de la mayoría de los lugares de trabajo no cuentan con una estrategia de comunicación a largo plazo. Es decir, no tienen herramientas de comunicación. Esto puede costarle tiempo y dinero a su empresa.

Con suerte, este artículo le dará una idea de algunas herramientas para su caja de herramientas empresarial. A la larga, tener buenas herramientas siempre preparará su negocio para el éxito.

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